Pracovní nabídky

Cestovní náhrady

Cestovní příkaz

Tuzemské pracovní cesty

Zaměstnanci

Zákon č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách byl s účinností od 1. 1. 2007 zrušen. Náhradám při pracovní cestě jsou věnována ustanovení §§151 a následujících paragrafů zákona č.262/2006

Pracovní cestou je cesta za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší:

Výši stravného v rámci stanoveného rozpětí určuje zaměstnavatel před zahájením pracovní cesty. Stravné se krátí o 20 - 40% za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Míru krácení lze stanovit vnitřním předpisem nebo sjednat v pracovní smlouvě. Pokud ji zaměstnavatel neoznámí zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu, stravné se nekrátí. Stravné se neposkytuje, pokud zaměstnavatel zajistí plně bezplatné stravování.

Do zákona pro účely stravného byla stanovena povinnost posuzovat dobu trvání tuzemské pracovní cesty spadající do dvou kalendářních dnů zvlášť za každý kalendářní den a celkem v obou dnech a poskytnout zaměstnanci stravné, které je pro zaměstnance výhodnější.

Doposud mohl zaměstnavatel při přeložení na základě žádosti zaměstnance poskytovat zaměstnanci náhrady cestovních výdajů. Nově je k tomu povinen v případě, že místo výkonu práce je odlišné od místa bydliště zaměstnance.

• náhrada prokázaných jízdních výdajů
• náhrada prokázaných výdajů za ubytování
• náhrada zvýšených stravovacích výdajů
• náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů
• náhrada prokázaných jízdních výdajů k návštěvě rodiny při pracovní cestě trvající déle než 7 dní (při tuzemských pracovních cestách je náhradou nárokovou, při zahraničních pracovních cestách náhradou fakultativní).

Výše uvedené nárokové cestovní náhrady nepodléhají dani z příjmů. (§6 odst. 7)

Neprokáže-li zaměstnanec výdaje, jejichž prokázání zákon požaduje, může zaměstnavatel poskytnout náhrady ve výši jím uznané - s výjimkou náhrady výdajů za PHM, která se poskytne dle vyhlášky MPSV (platná vždy od počátku daného kalendářního roku).
Průměrné ceny PHM pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům

Členové statutárních orgánů a dalších orgánů právnických osob (např. jednatelé, členové dozorčích rad), kteří nejsou v pracovně právním vztahu, se pro účely výplat cestovních náhrad řídí zákoníkem práce a předpisy souvisejícími.

Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu pouze s jeho souhlasem vyjádřeným v pracovní smlouvě. (Náhrady výdajů při pracovních cestách lze poskytovat i zaměstnancům činným na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, je-li to dohodnuto.)

Celková doba strávená na pracovní cestě (doba od nástupu na cestu do návratu z cesty; přestávka na jídlo a oddech dobu trvání pracovní cesty nepřerušuje) je rozhodující pro nárok zaměstnance na stravné dle zákona o cestovních náhradách (nezaměňovat s dobou strávenou plněním pracovních úkolů rozhodnou pro stanovení případné práce přesčas). Část pracovní doby strávená překonáním vzdálenosti mezi východiskem pracovní cesty (určeným zaměstnavatelem) a místem přechodného pracoviště (čas strávený na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů) je překážkou v práci na straně zaměstnavatele dle části osmé, hlavy III, §210 zákoníku práce, při níž se mzda nekrátí (pokud zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda ušla - při odměňování hodinovou nebo úkolovou mzdou, přísluší mu náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku). Řízení motorového vozidla není pro zaměstnance výkonem práce (pokud to není druh práce sjednaný v pracovní smlouvě - např. u řidičů). Za dobu strávenou na pracovní cestě cestováním mimo stanovenou pracovní dobu zaměstnanci náleží náhrady cestovních výdajů, ale nikoli mzda ani náhrada mzdy (pokud chce zaměstnavatel poskytnout náhradu za takto strávený čas, může tak učinit jen ze zisku po zdanění a tento příjem by podléhal dani z příjmů fyzických osob).

Z hlediska určení nástupu pracovní cesty je rozhodující pravidelné pracoviště (místo dohodnuté se zaměstnancem), případně místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. U zaměstnanců, u nichž častá změna pracoviště vyplývá z povahy zaměstnání, je možné jako pravidelné pracoviště dohodnout i místo pobytu. Je-li místo výkonu práce vymezeno jako území širší než obec (město), musí být sjednáno i pravidelné pracoviště (obec nebo konkrétní adresa). Při pracovní cestě v obci místa výkonu práce náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu ve výši prokázané nebo určené zaměstnavatelem podle použitého dopravního prostředku a platné ceny jízdného.

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zálohu do výše předpokládané náhrady v případě, že o to zaměstnanec požádá. Zaměstnanec je povinen vrátit nevyúčtovanou zálohu a předložit zaměstnavateli písemné doklady k vyúčtování pracovní cesty do 10 pracovních dnů po dni ukončení této cesty; do 10 dnů od jejich předložení je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování.

U zaměstnanců, kteří jsou pravidelně vysíláni na pracovní cesty za stejných podmínek lze paušalizovat veškeré náhrady, pokud se pracovní cesty konají do stejných míst a často se opakují (a to při tuzemských i zahraničních cestách). Prokazatelnost správného výpočtu paušálu vychází z podrobné kalkulace náhrad u pracovních cest uskutečněných v předcházejícím (rozhodném) období. Paušál stanovuje zaměstnavatel tak, aby zaměstnance nepoškozovat ani nezvýhodňoval. Je třeba vymezit okruh zaměstnanců, kterých se paušalizace týká, druhy náhrad, které jsou v paušální částce zahrnuty, způsob výpočtu, částku a období, na které se poskytuje. Je-li paušál stanoven jako týdenní nebo měsíční, krátí se z důvodu nemoci a dovolené. Možnost paušalizace se nevztahuje na OSVČ.

Zaměstnanci lze při přijetí do zaměstnání poskytovat náhrady jako při pracovní cestě nejdéle po dobu 3 let (např. náhradu prokázaných výdajů za ubytování), pokud to bylo dohodnuto při uzavírání pracovněprávního vztahu (náhrady dle zákona o cestovních náhradách jsou u zaměstnance osvobozeny od daně z příjmů, u zaměstnavatele jsou daňově uznatelným nákladem). Jinou možností je hrazení přechodného ubytování (v obci, kde nemá zaměstnanec bydliště) přímo zaměstnavatelem ze zisku po zdanění dle §6 odst. 9 písm. k) zákona o daních z příjmů. Uhradí-li zaměstnanec ubytování sám a zaměstnavatel mu pouze proplatí účet, nejedná se o příjem osvobozený dle výše zmíněného §6.

Podnikatelé

Zákon o cestovních náhradách platí v plném rozsahu pro zaměstnance. Podnikatelé se musí řídit především ustanovením §24 odst. 2 písm. k) bod 1 - 4 zákona o daních z příjmů, které stanovuje odchylky od zákona o cestovních náhradách.

OSVČ, společníci veřejných obchodních společností a komplementáři komanditních společností (kteří nemají příjem ve společnosti podle §6) si mohou dle §24 odst. 2 písm. k) zahrnovat do daňově uznatelných nákladů stravné při tuzemských pracovních cestách delších než 12 hodin (při zahraničních pracovních cestách je režim stejný jako u zaměstnanců). Za pracovní cestu se přitom považuje cesta mimo sídlo podnikání, která má prokazatelně příčinnou souvislost s podnikatelskou činností.

Pro výpočet výše náhrady výdajů za spotřebované PHM u poplatníků používajících vozidla nezahrnutá do obchodního majetku upravuje pokyn Ministerstva financí (zveřejňují se ve Finančním zpravodaji po uplynutí zdaňovacího období). Pokud podnikatel použije na pracovní cestě motorové vozidlo, které není zahrnuto do obchodního majetku, může si do daňově uznatelných nákladů zahrnout základní sazbu za použití vozu pouze za předpokladu, že je v technickém průkazu uveden jako vlastník vozidla (tato podmínka není splněna v případě leasingu, kdy je třeba uplatit výdaje na PHM v prokázané výši).
Průměrné ceny PHM, které lze použít pro výpočet náhrad výdajů za spotřebované PHM ke stanovení základu daně z příjmů

Sazba základní náhrady za použití soukromého motorového vozidla

Sazba základní náhrady za použití soukromého motorového vozidla zaměstnance jsou podle vyhlášky MPSV. Sazba základní náhrady se při použití přívěsu zvýší až o 15%, u nákladních automobilů a autobusů se sazba základní náhrady dohodne mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem (na rozdíl od právní úpravy pro OSVČ není u zaměstnanců podmínkou pro poskytnutí základní náhrady vlastnictví vozidla - může se jednat i o vozidlo na leasing, půjčené z autopůjčovny apod.).

Zahraniční pracovní cesty

Náhradám při zahraniční pracovní cestě jsou věnována ustanovení §§ 166 - 171 (podnikatelská sféra) a §§ 179 - 180 (nepodnikatelská sféra) zákona č.262/2006, důležitá jsou však i některá další ustanovení (společná ustanovení o cestovních náhradách, definice zahraniční pracovní cesty). Pro správnou aplikaci je proto důležitá znalost celé sedmé části zákoníku práce.

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zálohu v cizí měně příslušného státu podle předpokládané doby trvání pracovní cesty, nedohodne-li se se zaměstnancem jinak. Po dohodě lze zálohu poskytnout formou cestovního šeku nebo zapůjčením platební karty. Zálohu na stravné a kapesné je možné poskytnout i v jiné měně ¹, přičemž se pro stanovení částky použijí kurzy devizového trhu ČNB platné v den určení výše zálohy. Při vyúčtování pracovní cesty zaměstnavatel doplácí zaměstnanci částku, o kterou byla poskytnutá záloha nižší než jsou nároky zaměstnance, vždy v české měně, přičemž použije kurz ČNB platný v den určení výše zálohy. Naproti tomu zaměstnanec vrací část nevyčerpané zálohy v poskytnuté měně, ve měně na kterou ji zaměstnanec v zahraničí směnil nebo v české měně. Má-li zaměstnavatel v pokladně cizí měnu, pro kterou neexistuje kurz ČNB, je možné ji zaměstnanci přidat k oficiální záloze v měně stanovené pro daný stát vyhláškou MF s tím, že má být použita na úhradu výdajů přednostně.

Stravné v cizí měně ve výši základní sazby stravného v cizí měně přísluší zaměstnanci, pokud doba zahraniční pracovní cesty strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba 12 a méně hodin, přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně ve výši, která se určí násobkem dvanáctiny poloviční výše základní sazby stravného v cizí měně a počtu celých hodin zahraniční pracovní cesty strávených mimo území České republiky. Za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky, která trvá méně než 1 hodinu, stravné v cizí měně nepřísluší.

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat kapesné v cizí měně do výše 40% stravného (při výpočtu kapesného se nepřihlíží k tomu, bylo-li zaměstnanci poskytnuto stravné v plné výši nebo bylo-li kráceno z důvodu poskytnutí bezplatných jídel). Podnikatel si může při zahraniční pracovní cestě přiznat kapesné, které je daňově uznatelným nákladem. S odvoláním na §13 zákona o cestovních náhradách se kapesné poskytuje ve stejné měně jako stravné, zaměstnanec není povinen kapesné vyúčtovávat.

Podmínky pro poskytnutí náhrady jízdních výdajů jsou stejné jako v případě tuzemské pracovní cesty. Výše náhrady za spotřebované PHM se stanoví v cizí měně za všechny kilometry ujeté vozidlem v zahraničí (dosud až po 350 km po přejezdu hranic).